Het is 24 maart. En naast dat het nu eindelijk weer lente is, is het vandaag ook alweer een jaar geleden dat het corona virus ons overviel. Veel van ons werken inmiddels alweer een jaar thuis en sommigen zijn ook in deze tijd aan een nieuwe baan begonnen. Op afstand hebben we mensen geprobeerd te verbinden met onze organisatie, mensen, tools, normen en waarden. Wat leert deze nieuwe ervaring met online inwerken ons? We hebben hieronder een aantal tips voor inwerken op afstand uitgelicht onderverdeeld over de 4 (+1) C’s van Bauer (2010): 1. Compliance – Op afstand voelen medewerkers zich al sneller verloren door een ad hoc ingericht onboarding proces. De afstand tot het stellen van vragen wordt namelijk vaak als groter ervaren (Hemphill en Begel, 2011). Duidelijke stappenplannen en beschrijvingen voegen hier echt wat toe voor nieuwe medewerkers. Dit geeft houvast en zorgt dat ergens op kan worden teruggevallen Bauer (2010). Zorg ook dat dit makkelijk kan worden gevonden. Een werknemershandboek wordt vaak als onoverzichtelijk en cognitief belastend ervaren terwijl infographics hier juist heel erg duidelijk werken! “Een afbeelding zegt meer dan 1000 woorden.” Zorg ervoor dat deze informatie makkelijk en overzichtelijk op één centrale plek is terug te vinden (Pavlina, 2020). 2. Clarification – Het is voor medewerkers moeilijker geworden om in een functie te rollen waarin je met veel verschillende afdelingen en mensen te maken hebt die je nog nooit hebt ontmoet. Zorg daarom bij een onboarding traject op afstand voor een half volgeplande agenda voor de eerste twee weken (Pavlina, 2020). Dit verlaagt niet alleen de drempel voor het opnemen van contact, maar geeft ook gelijk structuur aan de eerste twee weken. Geef daarbij een goede briefing over de meeting en de verwachtingen die je hebt bij zijn/haar deelname aan deze meetings. Dit biedt zo inzicht in de taken, verantwoordelijkheden, rollen en verwachtingen van de nieuwe functie Bauer (2010). Deze informatie kan asynchroon worden aangeboden als notitie in de agenda bij de afspraak zelf. 3. Culture – Leuke manieren om online met de cultuur van de nieuwe organisatie in contact te komen zijn bijvoorbeeld op een asynchrone manier door een videotour langs alle medewerkers te geven die wat vertellen over de organisatie, haar cultuur en manier van werken. Maar dit kan natuurlijk ook synchroon door verschillende medewerkers één voor één langs te laten komen in een online meeting. Het voordeel van de synchrone optie is natuurlijk de interactie die ontstaat. Je kunt ook een ‘blend’ maken van synchrone en asynchrone activiteiten om zo tot meer verdieping te komen! 4. Connection - Zorg naast de geplande ‘formele’ bijeenkomsten bij inwerken op afstand ook voor voldoende geplande informele bijeenkomsten (Hemphill en Begel, 2011). Plan bijvoorbeeld een lunchafspraak in met verschillende nieuwe werknemers en hun collega’s en laat bij iedereen thuis lunch bezorgen die ze vervolgens via Zoom samen kunnen nuttigen. Dit zorgt voor verbondenheid en is daarnaast ook nog eens erg lekker! 😉 Je kunt ook een lunchspel organiseren om het delen van ervaringen iets op gang te helpen al kan de onbevangenheid van een lunch juist ook heel waardevol zijn! 5. Creativity – Plan aan het eind van de twee weken een online sessie in met de verschillende nieuwe medewerkers waarin zij (zorg hierbij voor een gevoel van veiligheid!) kunnen aangeven welke verbeterpunten zij zagen binnen de hun eerste weken in de voor hun nieuwe organisatie. Hoe zou dit anders kunnen? Maak gebruik van de creativiteit die ontstaat door een open blik richting de organisatie! Ook voelen medewerkers zich meer betrokken bij de organisatie wanneer zij kunnen meedenken over het reilen en zeilen hiervan. Ik hoop met dit stuk iets meer inspiratie te hebben gegeven om een boost te geven aan het op afstand inwerken van jouw nieuwe medewerker. Mocht je nog vragen hebben, schroom dan niet en neem contact op. Wij denken graag met je mee! Bronnen Bauer, T. N. (2010). Onboarding new employees: Maximizing success. SHRM Foundation’s Effective Practice Guideline Series, 7. Pavlina, Kaitlyn, "Assessing best practices for the virtual onboarding of new hires in the technology industry" (2020). Theses and Dissertations. 1168. Hemphill, L., & Begel, A. (2011). Not seen and not heard: Onboarding challenges in newly virtual teams. 131.107, 65.